Se ti dicessi che esistono strumenti che potrebbero cambiare radicalmente il tuo modo di lavorare, ma che praticamente nessuno usa? Eh già, la verità è che mentre la maggior parte di noi è occupata a usare le solite app e piattaforme per la produttività, ci sono vere e proprie gemme che, se scoperte, potrebbero dare una svolta epocale al nostro lavoro quotidiano. Questi strumenti non solo ti fanno sembrare più organizzata, ma in realtà sono veri e propri game-changer, capaci di ottimizzare il tuo tempo, semplificare i tuoi processi e persino ridurre il caos che ti accompagna giornalmente.

La realtà è che molte di queste risorse non vengono utilizzate per un semplice motivo: sono "alternative". Sono fuori dagli schemi. La maggior parte delle persone tende a rimanere nella zona di comfort delle app più conosciute, quelle che tutti usano, quelle che ci fanno sentire sicuri e che hanno tutte le funzionalità di base per farci sopravvivere. Ma vogliamo davvero solo sopravvivere nel nostro lavoro? Oppure è arrivato il momento di prosperare, di diventare veramente produttive e di smettere di accontentarci?

Prendi ad esempio Notion. È uno di quei strumenti che pochi conoscono, ma che quando lo scopri, ti rendi conto che ti avrebbe cambiato la vita mesi, se non anni, fa. Notion è un?app che permette di organizzare praticamente tutto: progetti, task, note, calendari, database. Puoi creare pagine personalizzate per ogni aspetto del tuo lavoro, integrandole in un unico spazio. È perfetta per chi ha bisogno di tenere sotto controllo una montagna di cose senza perdersi. E la parte migliore? Puoi modificarla come vuoi. Se sei una persona creativa, ti farà impazzire per quanto è flessibile. Se sei una persona che ama l?ordine, troverai la pace dei sensi nel metterci dentro tutte le tue liste e attività, senza dover saltare da un?app all?altra.

Ma anche Notion ha una sua concorrente (sì, c'è sempre qualcuno pronto a lanciarsi nella battaglia). Stiamo parlando di Coda. Immagina di avere la potenza di un foglio di calcolo, la semplicità di un?app per note e la collaborazione in tempo reale. Coda è tutto questo. È uno strumento che consente di creare documenti interattivi, in cui è possibile integrare anche app esterne, creare database complessi e utilizzare formule che ti permettano di fare analisi in tempo reale. Se ti sei mai sentita frustrata dal non riuscire a mantenere il controllo su più progetti o clienti, con Coda avrai tutto sotto mano, con un?interfaccia che ti permette di capire, a colpo d?occhio, dove sei, cosa ti manca e cosa hai completato. Mettiti al volante di questo strumento e scoprirai che il caos diventa improvvisamente molto più gestibile.

Non possiamo poi dimenticarci di uno strumento che molti considerano ?noioso? ma che in realtà è un?arma segreta della produttività: Toggl. Hai mai desiderato sapere esattamente dove va a finire il tuo tempo? Perché, ammettiamolo, quante volte ti sei ritrovata a chiederti come hai fatto a passare un?intera giornata senza combinare nulla di concreto? Toggl ti permette di monitorare ogni singola ora, suddivisa in progetti e attività. La bellezza di questo tool sta nella sua semplicità: puoi avviare e fermare il timer con un click, senza interruzioni. E ti assicuro che dopo un po? che lo usi, inizierai a capire esattamente quanto tempo dedichi a ogni attività e dove puoi effettivamente ottimizzare. Quando ti rendi conto di quanto tempo ?perdi? con cose inutili, cominci a fare delle scelte migliori, e, sorprendentemente, il tuo lavoro inizia a migliorare.

Ma se c?è uno strumento che davvero non viene sfruttato come dovrebbe, quello è RescueTime. La maggior parte di noi, quando lavora, crede di essere super concentrata e produttiva. Ma la realtà è che finiamo per passare più tempo sui social, su YouTube o a scorrere le email, che a fare effettivamente il nostro lavoro. RescueTime si attiva in background e ti mostra esattamente dove stai spendendo il tuo tempo. Sì, è come avere un personal trainer della produttività che ti dà dei pizzicotti ogni volta che ti distrai. Con questo tool, puoi avere un?analisi dettagliata di come passi le tue ore, giorno dopo giorno, e capire se davvero stai usando il tuo tempo in modo efficace. Non solo ti fa riflettere, ma ti aiuta a migliorarti, portando la tua produttività a livelli che pensavi impossibili.

Ora, se sei tra quelle persone che si trovano sempre a rincorrere la gestione del tempo, non puoi non provare RescueTime e Toggl, che insieme ti danno una panoramica totale su quanto tempo impieghi per ogni attività. A volte, basta solo rendersi conto di dove va il nostro tempo per poter fare dei cambiamenti significativi.

E c?è di più: non si può parlare di produttività senza parlare di automazione. E qui entra in gioco Zapier. Se ti senti sopraffatta dal fatto di dover fare manualmente le stesse cose, giorno dopo giorno, Zapier è la risposta. Questo strumento ti permette di automatizzare la maggior parte delle tue attività quotidiane, collegando app diverse e creando dei flussi di lavoro che si attivano automaticamente. Che si tratti di salvare automaticamente un allegato da un?email in un cloud, o di programmare un?email di follow-up per un cliente, Zapier ti permette di eliminare il lavoro ripetitivo e rendere il tuo flusso di lavoro incredibilmente più snello. Invece di impiegare ore per compiere attività banali e ripetitive, puoi concentrarti su ciò che davvero conta.

Alla fine, è tutta una questione di scegliere gli strumenti giusti e di fare in modo che lavorino per te, non contro di te. Perché, diciamocelo, la maggior parte delle persone rimane intrappolata in una routine di inefficienza, solo perché non si ferma mai a pensare a come potrebbe fare le cose in modo diverso. Non è solo una questione di lavorare di più, ma di lavorare meglio.

Se anche tu vuoi scoprire come rendere il tuo lavoro più produttivo, senza sentirti sopraffatta dal caos, ti invito a iscriverti alla mia newsletter. Ti farò scoprire ancora più strumenti per ottimizzare la tua giornata lavorativa e vivere una vita professionale più organizzata e soddisfacente.